Giấy xác nhận nợ

Tài liệu này là gì

Có những khoản nợ hình thành dần dần — mượn chỗ này, thêm chỗ kia, trả được một ít — cho đến khi chẳng còn rõ rốt cuộc là bao nhiêu. Giấy xác nhận nợ là văn bản do người vay ký để xác nhận bằng giấy trắng mực đen rằng mình có nợ, số dư còn lại tính đến ngày ký là bao nhiêu, và mình dự định trả ra sao.

Nó khác với hợp đồng vay tiền: không lập trước khi cho vay mà lập sau — khi khoản nợ đã tồn tại nhưng chưa có giấy tờ đàng hoàng. Đây là công cụ hỗ trợ ghi chép mang tính chung, không bảo đảm kết quả; công dụng và hiệu lực khác nhau tùy nước và hoàn cảnh. Nhưng với tư cách một lời thừa nhận số dư bằng văn bản có chữ ký, nó giúp rất nhiều trong việc tránh tranh cãi về con số.

Khi nào nên dùng

• Trước đây bạn cho vay qua vài lần chuyển khoản ngân hàng mà không có giấy tờ, giờ hai bên muốn ghi lại tổng số dư.
• Người vay thừa nhận số nợ và cả hai muốn ghi lại trước khi bàn kế hoạch trả mới.
• Đã có vài lần trả và bạn muốn làm rõ còn lại bao nhiêu.
• Khoản nợ nói miệng đã kéo dài, và bạn muốn có văn bản có chữ ký trước khi thời gian trôi thêm.
• Bạn cần một cơ sở rõ ràng bằng văn bản trước khi đồng ý cho thêm thời gian.

Khi nào không nên dùng

• Nếu hai bên chưa nhìn nhận số nợ giống nhau — hãy thống nhất con số đúng trước khi ký.
• Nếu sắp cho vay khoản mới — phù hợp hơn là hợp đồng vay tiền với đầy đủ điều khoản.
• Nếu người vay chối là mình có nợ — họ sẽ không ký; bạn cần bằng chứng khác và có thể cần tư vấn pháp lý.
• Nếu hai bên đã ở giữa một vụ kiện hay quá trình đòi nợ chính thức — hãy để luật sư lo các bước tiếp theo.

Thông tin bạn cần chuẩn bị

• Họ tên đầy đủ và thông tin giấy tờ tùy thân của người vay và người cho vay
• Khoản nợ hình thành thế nào — ví dụ các lần mượn năm ngoái qua chuyển khoản và tiền mặt
• Tổng số đã vay và các khoản đã trả, nếu có
• Số dư còn lại tính đến ngày ký, bằng số và bằng chữ
• Kế hoạch trả phần còn lại — một lần hay trả góp
• Lãi suất nếu đã thỏa thuận, hoặc ghi rõ là không lãi
• Danh sách các bằng chứng kèm theo — sao kê chuyển khoản, biên nhận, hay ảnh chụp màn hình

Các điều khoản bao gồm

Cách ký

Chữ ký quan trọng nhất ở đây là của người vay, vì họ là người nhận số dư. Tốt hơn nữa là người cho vay cũng ký để cho thấy mình đồng ý với con số và kế hoạch đã ghi. Làm hai bản để mỗi bên giữ một bản.

Đính kèm hoặc cất chung với nó các bằng chứng về khoản nợ ban đầu và các khoản đã trả — ảnh chụp các lần chuyển khoản ngân hàng, xác nhận của ngân hàng, hoặc những đoạn Zalo nơi mượn và thừa nhận tiền. Văn bản này đi cùng những bằng chứng đó chắc chắn hơn từng thứ đứng riêng.

Nếu số dư lớn, hãy tìm hiểu xem ở địa phương mình người ta có thường công chứng loại văn bản này không; thói quen và quy định khác nhau ở mỗi nước.

Lỗi thường gặp

• Ký ngay vào số dư mà chưa đối chiếu với biên nhận và sao kê, nên con số ghi ra bị sai.
• Không tính các khoản đã trả vào, nên khoản nợ trông lớn hơn thực tế — hoặc ngược lại.
• Ghi số dư nhưng không có kế hoạch trả, nên nhận nợ rồi mà chẳng có bước tiếp theo rõ ràng.
• Văn bản không ghi ngày, nên không rõ số dư được tính vào ngày nào.
• Chỉ có một bản và do người cho vay giữ, nên người vay không có gì để đối chiếu khi thắc mắc.

Câu hỏi thường gặp